Po pierwsze przedmiot i cel. Problematyka oraz cele konferencji to fundamentalne elementy wpływające na organizację dalszych działań. To od nich będzie zależeć lista gości, wybór punktu i daty przedsięwzięcia oraz określenie budżetu. Powinniśmy zatem odpowiedzieć sobie na pytanie, co pragniemy zyskać? Temat jak też cel konferencji powinniśmy wyznaczyć minimum pół roku przed prognozowaną jej datą. Niewątpliwie wszystko zależy od wielkości przedsięwzięcia, jednak średnio tyle czasu trzeba, ażeby zadbać o każdy składnik. Już wtedy trzeba stworzyć roboczy projekt kwestii do opracowania i zacząć rozmowy z ludźmi, którzy mają się nimi zająć. Zobacz też Niezwykle często prestiż poproszonych gości oddziałuje na popularność imprezy. Dobry temat i przedstawiający go orator to świetny wabik. Jednak nierzadko tym wabikiem jest też interesujące miejsce konferencji: imponujący ośrodek konferencyjny, śliczny krajobraz, możność zorganizowania interesujących imprez towarzyszących (wypraw, ognisk, kuligów) i łatwość dojazdu. Czytaj .
Miejsce powinno być wypróbowane, toteż koniecznie musimy wcześniej odwiedzić je i zobaczyć, czy faktycznie będą możliwości uskutecznienia tam wszelkich celów, które obraliśmy. Podczas tej „wizytacji” mogą przyjść do głowy kolejne pomysły, w związku z tym założenia programowe i agenda poprzez cały czas organizacji powinny być optymalizowane. Na planowanym miejscu imprezy warto sprawdzić m.in.
Ten odnośnik do serwisu przegląd samochodu wrocław prowadzi do niezwykle ciekawej witryny, która ma równie interesujące dane na omawiany wątek.
czy jest stosowna liczba oraz wyposażenie sal konferencyjnych jak też jakie są możliwości zmiany tych sal na większe lub mniejsze, w zależności od tego, ilu uczestników potwierdzi swoje przybycie.